Οι αυτοκινητοβιομηχανίες υιοθετούν απλοποιημένα συστήματα για τη συμμόρφωση με το IATF 16949

Για τους κατασκευαστές αυτοκινήτων που αγωνίζονται με τα βουνά της χαρτογραφικής τεκμηρίωσης ή ανησυχίες σχετικά με την ασφάλεια των δεδομένων, η εφαρμογή ισχυρών τεκμηριωμένων συστημάτων πληροφοριών δεν είναι πλέον προαιρετική.Οι εταιρείες που συμμορφώνονται με τα πρότυπα IATF 16949 πρέπει να θεσπίζουν ολοκληρωμένα συστήματα διαχείρισης της ποιότητας (QMS), όπου η "υπογραμμισμένη πληροφόρηση" χρησιμεύει ως βάση όχι μόνο για τη συμμόρφωση με την κανονιστική ρύθμιση, αλλά και για την επιχειρησιακή αριστεία, τη μείωση των κινδύνων και τη συνεχή βελτίωση.

Από την έκδοση του ISO 9001:2015, οι παραδοσιακοί όροι " έγγραφα " και " αρχεία " έχουν ενοποιηθεί σε " τεκμηριωμένες πληροφορίες".Η αλλαγή αυτή ισχύει εξίσου και για τον τομέα της αυτοκινητοβιομηχανίας.Το ISO 9001 ορίζει τις τεκμηριωμένες πληροφορίες ως δεδομένα που ελέγχονται και διατηρούνται, απαιτώντας από τους οργανισμούς να διαχειρίζονται τόσο το περιεχόμενο όσο και το μέσο αποθήκευσης.

Πέρα από το ISO 9001, η IATF 16949 επιβάλλει αυστηρότερες υποχρεώσεις τεκμηρίωσης.5.1.1 απαιτεί ρητά από τους οργανισμούς να διατηρούν ένα τεκμηριωμένο QMS που να περιλαμβάνει εγχειρίδιο ποιότητας.Πολιτισμός, και την πολυπλοκότητα, η απαίτηση τεκμηρίωσης παραμένει μη διαπραγματεύσιμη.

Άρθρο 7.5.3.2.1 επιβάλλει στους οργανισμούς να καθορίζουν, να τεκμηριώνουν και να εφαρμόζουν πολιτικές διατήρησης αρχείων που ικανοποιούν τις νομικές, εταιρικές και απαιτήσεις των πελατών.Αυτό απαιτεί τη θέσπιση ολοκληρωμένων συστημάτων διαχείρισης αρχείων που να εγγυώνται την ακεραιότητα των δεδομένων., ακρίβεια και ιχνηλασιμότητα είναι κρίσιμες τόσο για τη συμμόρφωση με την κανονιστική ρύθμιση όσο και για αποτελεσματικές διορθωτικές ενέργειες.

Άρθρο 7.5.3.2.2 αφορά ειδικά τις τεχνικές προδιαγραφές, οι οποίες απαιτούν τεκμηριωμένες διαδικασίες για την επανεξέταση, τη διανομή,και την εφαρμογή των τεχνικών προτύπων των πελατών, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης αναθεώρησης σύμφωνα με τα χρονοδιαγράμματα των πελατώνΗ συστηματική αυτή προσέγγιση αποτρέπει τα λάθη εκτέλεσης που οφείλονται σε εσφαλμένη επικοινωνία ή παρερμηνεία.

Στο πλαίσιο του ΣΛΠ του ISO 9001, οι τεκμηριωμένες πληροφορίες εξυπηρετούν πολλαπλούς στρατηγικούς σκοπούς:

• Παρέχει αποδεικτικά στοιχεία συμμόρφωσης
• Διατηρεί την οργανωτική συνέπεια
• Διατηρεί τις θεσμικές γνώσεις
• Υποστηρίζει την εκτέλεση σύνθετων διαδικασιών

Το πρότυπο απαιτεί ρητά τη διατήρηση των ακόλουθων κρίσιμων εγγράφων:

• Πολιτική ποιότητας:Η επίσημη δέσμευση ποιότητας του οργανισμού
• Στόχοι ποιότητας:Μετρήσιμοι στόχοι για τη βελτίωση
• Πεδίο εφαρμογής του QMS:Καθορισμένα όρια που καλύπτουν προϊόντα και διαδικασίες
• Οδηγία ποιότητας:Πλήρης επισκόπηση του QMS
• Πολιτική διατήρησης εγγράφων:Διαχειρίζεται τη διαχείριση του κύκλου ζωής δεδομένων
• Διαδικασία τεχνικών προδιαγραφών:Εκτέλεση των απαιτήσεων του πελάτη
• Εκθέσεις αξιολόγησης κινδύνου:Αναγνωρίζει και αξιολογεί τους πιθανούς κινδύνους
• Διαγράμματα ροής διαδικασίας:Οπτικές αναπαραστάσεις διαδικασιών
• Οδηγίες εργασίας:Λεπτομερείς λειτουργικές οδηγίες
• Πρότυπα επιθεώρησης:Κριτήρια επαλήθευσης ποιότητας
• Αρχεία εκπαίδευσης:Έγγραφα ικανότητα του προσωπικού
• Εκθέσεις εσωτερικού ελέγχου:Αξιολογήσεις αποτελεσματικότητας του συστήματος διαχείρισης ποιότητας
• Έκθέσεις επανεξέτασης της διοίκησης:Στρατηγικές αξιολογήσεις του ΣΟΠ
• Διαδικασίες μη συμμόρφωσης:Ελαττωματική συσκευασία προϊόντος
• Συστήματα διορθωτικών/προληπτικών ενεργειών:Πρωτόκολλα επίλυσης προβλημάτων
• Προγράμματα διαχείρισης προμηθευτών:Διασφάλιση ποιότητας του προμηθευτή
• Συστήματα ελέγχου αλλαγών:Διαχειριζόμενες τροποποιήσεις διαδικασιών
• Αρχεία συντήρησης/καθορισμού:Ελέγχος της απόδοσης του εξοπλισμού
• Λογαριασμοί καταγγελιών πελατών:Δεδομένα βελτίωσης των υπηρεσιών
• Πληροφορίες για την ιχνηλασιμότητα του προϊόντος:Διαφάνεια της αλυσίδας εφοδιασμού

Οι οργανισμοί θα πρέπει να εφαρμόζουν τα ακόλουθα βήματα για την ανάπτυξη συμμορφούμενων συστημάτων τεκμηρίωσης:

1. Εκτίμηση αναγκών:Ανάλυση των απαιτήσεων των προτύπων και των επιχειρησιακών πραγματικοτήτων
2. Σχεδιασμός συστήματος:Καθορισμός πρωτοκόλλων κύκλου ζωής της τεκμηρίωσης
3. Επιλογή τεχνολογίας:Εφαρμογή κατάλληλων εργαλείων διαχείρισης
4. Εκπαίδευση του προσωπικού:Διασφάλιση της ικανότητας του προσωπικού στις πρακτικές τεκμηρίωσης
5. Συνεχής Βελτίωση:Να αξιολογεί και να βελτιώνει τακτικά τα συστήματα

Οι σύγχρονες λύσεις διαχείρισης εγγράφων προσφέρουν σημαντικά οφέλη:

• Βελτιωμένη επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα μέσω ταχείας ανάκτησης
• Μειωμένα έξοδα φυσικής αποθήκευσης και εκτύπωσης
• Βελτιωμένη ασφάλεια μέσω κρυπτογράφησης και ελέγχου πρόσβασης
• Διευκόλυνση της συνεργασίας μέσω κοινών πλατφορμών
• Δυναμίες υποστήριξης αποφάσεων με βάση τα δεδομένα

Για τους κατασκευαστές αυτοκινήτων, η τεκμηριωμένη πληροφόρηση υπερβαίνει την τήρηση των κανόνων, αντιπροσωπεύει ένα στρατηγικό πλεονέκτημα για την εξασφάλιση της ποιότητας, την επιχειρησιακή αριστεία, την αποτελεσματικότητα και την αποτελεσματικότητα των εργασιών.και ανταγωνιστική διαφοροποίηση σε μια ολοένα και πιο απαιτητική αγορά.