Όταν οι άνθρωποι ακούνε την λέξη "πιστοποίηση ISO 9001", συχνά φαντάζονται σωρούς γραφειοκρατικών εργασιών, περίπλοκων διαδικασιών και γραφειοκρατικών εφιάλτες.Αυτή η αντίληψη δεν θα μπορούσε να είναι πιο μακριά από την αλήθεια, ειδικά μετά την αναθεώρηση του 2015 του προτύπου.
ISO 9001: Όχι αυτό που νομίζετε
Το πρότυπο ISO 9001:2015 αντιπροσωπεύει μια σημαντική μετατόπιση από τις προηγούμενες εκδόσεις, απομακρύνοντας τις αυστηρές απαιτήσεις τεκμηρίωσης προς ένα πιο ευέλικτο,πρακτική προσέγγιση των συστημάτων διαχείρισης της ποιότηταςΗ βασική αρχή είναι απλή: τεκμηριώστε ό,τι είναι απαραίτητο για την υποστήριξη των αποτελεσματικών λειτουργιών και τη συνεχή βελτίωση, όχι για να δημιουργήσετε χαρτιά για χάρη της χαρτιάς.
Γιατί η Καταγραφή Έχει Ακόμη Σημασία
Ενώ οι απαιτήσεις τεκμηρίωσης έχουν εξορθολογιστεί, παραμένουν απαραίτητες για τέσσερις κρίσιμους σκοπούς:
-
Πληροφοριακή επικοινωνία:Η τεκμηρίωση εξασφαλίζει τη συνέπεια μεταξύ των ομάδων και με τους εξωτερικούς εταίρους, αποτρέποντας παρεξηγήσεις σχετικά με τις διαδικασίες, τις ευθύνες και τα πρότυπα.
-
Απόδειξη συμμόρφωσης:Τα αρχεία αποδεικνύουν ότι τα προϊόντα, οι υπηρεσίες και οι διαδικασίες πληρούν τις καθορισμένες απαιτήσεις, δημιουργώντας εμπιστοσύνη μεταξύ των πελατών και των ρυθμιστικών αρχών.
-
Διατήρηση της γνώσης:Οι τεκμηριωμένες διαδικασίες και οι βέλτιστες πρακτικές αποτρέπουν την απώλεια γνώσεων όταν οι εργαζόμενοι αποχωρούν και επιτρέπουν την αποτελεσματική ενσωμάτωση.
-
Μεταφορά εμπειρίας:Οι τεχνικές προδιαγραφές και η τεκμηρίωση διαδικασιών επιτρέπουν στους οργανισμούς να αξιοποιούν τις προηγούμενες επιτυχίες κατά την ανάπτυξη νέων προϊόντων ή υπηρεσιών.
Δύο Τύποι Καταγεγραμμένων Πληροφοριών
Το πρότυπο ISO 9001:2015 κάνει διάκριση μεταξύ:
Διατηρούμενη τεκμηρίωση
Πρόκειται για ζωντανά έγγραφα που περιγράφουν τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να εκτελούνται δραστηριότητες ή διαδικασίες (πρώην ονομαζόμενες "υπογραμμισμένες διαδικασίες").
- Πολιτικές και στόχοι ποιότητας
- Περιγραφές διαδικασιών
- Οδηγίες εργασίας
Διατηρούμενη τεκμηρίωση
Πρόκειται για αρχεία που παρέχουν αποδεικτικά στοιχεία των δραστηριοτήτων που πραγματοποιήθηκαν (προηγουμένως ονομάζονταν "αρχεία").
- Εκθέσεις επιθεώρησης
- Αρχεία εκπαίδευσης
- Πρακτικά των συνεδριάσεων
- Πιστοποιητικά βαθμονόμησης
Αποτελεσματικός έλεγχος εγγράφων
Ο σύγχρονος έλεγχος εγγράφων δεν απαιτεί βουνά χαρτιού. Οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιούν ψηφιακές μορφές (διαγράμματα, βίντεο, εικόνες κλπ.) εφόσον εφαρμόζουν κατάλληλους μηχανισμούς ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων:
- Σαφείς διαδικασίες ελέγχου εγγράφων
- Ασφαλή συστήματα διαχείρισης εγγράφων
- Εκπαίδευση του προσωπικού σχετικά με τις απαιτήσεις τεκμηρίωσης
- Τακτικοί έλεγχοι ελέγχου εγγράφων
Υποχρεωτική τεκμηρίωση σύμφωνα με το ISO 9001:2015
Διατηρούμενη τεκμηρίωση
- Πεδίο εφαρμογής του συστήματος διαχείρισης της ποιότητας
- Πολιτική ποιότητας
- Στόχοι ποιότητας
- Κριτήρια αξιολόγησης του προμηθευτή
Διατηρούμενη τεκμηρίωση
- Αρχεία βαθμονόμησης εξοπλισμού
- Πιστοποιητικά προσόντων προσωπικού
- Επισκόπηση των απαιτήσεων για το προϊόν/την υπηρεσία
- Αρχεία σχεδιασμού και ανάπτυξης
- Καταγραφές παραγωγής/παροχής υπηρεσιών
- Αναφορές μη συμμόρφωσης
- Εσωτερικός έλεγχος και αρχεία επανεξέτασης της διοίκησης
Συνιστώμενη (αλλά προαιρετική) τεκμηρίωση
Αν και δεν είναι υποχρεωτικά, αυτά τα έγγραφα μπορούν να βελτιώσουν τη διαχείριση της ποιότητας:
- Διαδικασίες αξιολόγησης κινδύνου
- Προγράμματα ανάπτυξης ικανοτήτων
- Διαδικασίες συντήρησης εξοπλισμού
- Διαδικασίες παρακολούθησης της ικανοποίησης των πελατών
Συμπεράσματα
Η πιστοποίηση ISO 9001 επικεντρώνεται στην οικοδόμηση αποτελεσματικών συστημάτων διαχείρισης ποιότητας, όχι στη δημιουργία περιττών χαρτιού.Με την κατανόηση της ευέλικτης προσέγγισης του προτύπου για την τεκμηρίωση και την εφαρμογή κατάλληλων ελέγχων, οι οργανισμοί μπορούν να επιτύχουν πιστοποίηση βελτιώνοντας παράλληλα τις λειτουργίες τους.
